Finanzen durch Digitalisierung besser einsetzen

Datenschutz, Digitalisierung und ganz viel Debatte. Wir erleben gerade in Deutschland wieder eine große Anzahl von Veränderungen, die uns aufs Tiefste erschüttert, zumindest medial und in der Öffentlichkeit. Datenskandale werden da heraufbeschworen, obwohl keine Daten geklaut, sondern von den Nutzern freigegeben wurden. Doch diese Entwicklung möchte ich heute gar nicht bewerten, sondern auch eine andere Seite aufzeigen, die ich in gemeinnützigen Organisationen als Berater derzeit begleiten darf: Maßnahmen, um durch Digitalisierung Geld zu sparen.

Der Fortschritt, den uns die Digitalisierung bietet, geht auch nicht an gemeinnützigen Organisationen wie Vereinen oder auch kirchlichen Einrichtungen vorbei. Die Digitalisierung kann stark dazu beitragen, dass die eigentlich Aktivitäten wieder in den Fokus kommen und ehren- und hauptamtliche Mitarbeiter nicht in Verwaltungsaufgaben untergehen.

Inkasso – fast vollständig digitalisiert

Gerne möchte ich euch dafür ein kleines Beispiel aus meinem Alltag geben. Eine gemeinnützige Einrichtung, die sich für die örtliche Kommune um die Übermittagsbetreuung kümmert, kam zunehmend in Bedrängnis, da bis zu 35 Prozent der Eltern ihrem Pflichtbeitrag (ca. 1 Euro pro Tag) zum Mittagessen nicht nachgekommen sind. Die Gründe dafür waren sehr vielfältig, doch klar war, dass sämtliche Aktivitäten auch in anderen Bereichen des Trägers unter den offenen Forderungen gelitten haben, da der Berg an offenen Forderungen in immer größere Dimensionen wuchs. Ein ebenso unschöner Nebeneffekt war, dass immer mehr Personal benötigt wurde, um die offenen Forderungen einzufordern.

Zwischenrechnung

Von 20 Kindern in einer Gruppe bezahlen sechs Kinder ihren Beitrag nicht. Bei einer Betreuung an fünf Tagen sind dies 30 Euro pro Woche, 120 Euro pro Monat. Eine Schule hat aber beispielsweise fünf Gruppen und damit fehlen 600 Euro. Die mittelgroßen Träger betreuen oftmals 20 Schulen und damit fehlen pro Monat 12.000 Euro. Hinzu kommen Kosten für Mahngebühren und vor allem Verwaltungsmitarbeiter, die dafür abgestellt werden müssen. In Summe ein Verlust (da der Betrag von niemandem ausgeglichen wird) von in diesem Beispiel 18.000 Euro pro Monat und entsprechend 216.000 Euro pro Jahr.

Wann kann Digitalisierung helfen?

Genau an dieser Stelle kann Digitalisierung mit Daten und Prozessen helfen. Zuerst haben wir uns die Daten gemeinsam angeschaut und stichprobenhaft mit Eltern und Betreuern darüber gesprochen. Für einen Teil der Forderungen gab es schnelle Lösungen, indem der Prozess der Zahlungsaufforderung noch einmal in leichter Sprache und in verschiedenen Übersetzungen in andere Sprachen angefertigt wurden. Ein anderer Teil der Forderungen geht dabei aber leider nur klassisch über ein hartes und striktes Forderungsmanagement. Als sozialer Träger war es hier notwendig, einen Mittelweg zu finden und so wurden vor dem eigentlichen Inkasso noch Zwischenschritte mit entsprechenden Mahnungen und Aufforderungen eingeführt. Ziel dabei war es, den personellen Aufwand von Sachbearbeitern so gering zu halten wie eben nur möglich. Dies ist gelungen, denn durch die Anbindung von Software an das Buchhaltungssystem, die Anbindung eines Lettershops für den automatischen Versand und der Festlegung von Regeln mit dem beauftragen Rechtsanwalt sorgen dafür, dass sowohl die Kosten für das Mahnwesen um 80 Prozent gesunken sind und gleichzeitig nur noch fünf Prozent an Forderungen offenbleiben.

Endrechnung

Von den 216.000 Euro pro Jahr müssen auch soziale Träger einen Teil abschreiben und einige Kosten bleiben bestehen. Doch die Reduktion der Kosten um 80 Prozent und die Verringerung der offenen Forderungen am Ende bedeutet, dass unter dem Strich in diesem Beispiel nur noch 20.000 Euro fehlen.

Am Schluss noch zwei wichtige Bemerkungen aus meiner Sicht. Digitalisierung und Daten gehören zusammen und es gilt dabei sehr verantwortlich damit umzugehen. Darüber hinaus haben gemeinnützige Organisationen eine besondere Verpflichtung gegenüber den Menschen, für die sie sich einsetzen. So wirkt es vielleicht auf den ersten Blick komisch, als sozialer Träger einen Inkassoprozess zu implementieren, doch in der Gesamtverantwortung ist dies manchmal notwendig. Wichtig ist es dabei, dennoch den eigenen Grundsätzen weiterhin zu folgen und diese in die Gestaltung des Prozesses einfließen zu lassen. Viele Geschäftsführer und Verantwortliche in den sozialen Einrichtungen befinden sich in diesem Dilemma, doch sollte es nicht verschwiegen werden, denn manch unpopuläre Entscheidung ist eben im Endeffekt die bessere, um dem eigentlichen Auftrag nachzukommen.