Projektmanagement für NGOs

Lohnt sich der Einsatz von Managementsoftware?

NGOs (= Non-Government-Organizations) wie eingetragene Vereine, Stiftungen oder Initiativen, haben eines gemeinsam: Sie dienen dem Allgemeinwohl. So ist davon auszugehen, dass sie diverse sinnvolle Ziele verfolgen und somit auch einiges an hilfreichen Projekten zusammenkommt. Lesen Sie hier, wieso Projektmanagement und -softwares dennoch nicht immer Erfolg versprechen und wie Sie es schaffen, diese dennoch sinnvoll zu nutzen.

Um an einem Projekt arbeiten zu können, sind funktionierende Teams zumeist elementar. In gemeinnützigen Organisationen gibt es jedoch häufig das Problem, dass anfallende Aufgaben aufgeteilt werden und so zwar die Idee eines Teams verfolgt wird, jedoch alle Mitglieder für sich arbeiten. In diesen Fällen macht eine Software gar keinen Sinn. Sieht es jedoch so aus, dass der Teambegriff neu gedacht wurde und alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen, wobei sie das gleiche Ziel verfolgen und sich gegenseitig unterstützen, ohne aneinander vorbei zu arbeiten, sieht sie ganze Sache etwas anders aus. Hier bietet sich durchaus der Einsatz einer Projektmanagementsoftware, wie z.B. Canvas an. Es handelt sich hierbei um ein visuelles Instrument, dass beim (Re-)Design bestehender oder neuer Projekte hilfreich ist. Besonders bezüglich der beschriebenen Problematik von dysfunktionalen Teams kann dieses Tool besonders nützlich sein, denn es eignet sich vor allem für Teams, die sich einen gemeinsamen Wissensstand bzw. einen kollektiven Überblick verschaffen möchten. Auch Softwares wie Trello bieten sich an, diese sind besonders leicht zu bedienen. Mehr zu empfehlen sind aber Produkte wie Jira oder die Wissensdatenbank Confluence.

In einem Zeitrahmen von ein bis zwei Wochen können zum Beispiel neue gemeinsame Ziele festgelegt werden und an Hand von festen Regeln alle Prozesse transparent gemacht werden, sodass Fehler und Probleme nicht nur schneller erkannt werden können, sondern vor allem auch gemeinsame Erfolgserlebnisse als Team gemacht werden.

Projektmanagementsoftware effektiv nutzen

Erfahrungsgemäß kann Projektmanagement sehr gewinnbringend für eine Organisation sein – zumindest dann, wenn man das Ganze richtig angeht. In diversen Workshops und Kick-Offs berate ich meine Kunden genau zu dieser Thematik. Es ist vollkommen normal, dass die richtige Anwendung ein Lernprozess ist und die Methoden im Verlauf immer wieder angepasst werden.

„Regeln sind notwendig, aber sie müssen gebrochen werden, wenn sie weniger helfen als nützen.“

Vor allem im Kontext der Teamarbeit halte ich meine Vorgehensweise für eine zeitlich begrenzte Beratung für besonders effektiv. Dadurch, dass ich bewusst nicht Teil des Teams werde und lediglich Impulse und Informationen kombiniere, bleibt die Autorität und Selbstständigkeit im jeweiligen Team bestehen. Bei Bedarf kann man dann natürlich trotzdem Fragen stellen und permanent an den eigenen Skills arbeiten. Dieses Prinzip des sogenannten Kick-Offs ist vergleichbar mit einem Coaching-Ansatz, der eine Art Sparring-Partner für den Kunden bereitstellt. Durch den externen Input erfolgt nicht nur eine Weiterentwicklung und gegebenenfalls eine Neustrukturierung: Das selbstständige Anwenden nach der Beratung führt zu einem besseren Verständnis für das Große und Ganze und somit zu nachhaltig positiven Effekten in der Organisation. Durch die Beratung und das Brainstormen bei Bedarf oder nach Absprache zum Beispiel einmal in der Woche, kann so sicher und effektiv geübt werden. Und das, ohne die Verantwortung an eine fremde Person abzugeben.